Mình lại mới thực hiện xong 1 mùa khảo sát ý kiến nhân viên nữa nên có hứng thú việc lại những kinh nghiệm mình đã làm, để bạn nào có quan tâm và có duyên thì tìm hiểu.
Employee Survey: La bàn định hướng cho hoạt động gắn kết nhân viên hay chỉ là “hình thức” làm đẹp phòng Nhân sự?
Trong bức tranh doanh nghiệp hiện đại, Employee Engagement (Sự gắn kết của nhân viên) đã không còn là một khái niệm mang tính định tính hay “làm cho vui” nữa mà nó thực sự thúc đẩy câu chuyện năng suất, giữ chân nhân tài và cả sức khỏe tài chính của công ty.
Tuy nhiên, bài toán đặt ra là: Làm sao để biết nhân viên thực sự đang nghĩ gì? để từ đó công ty triển khai các hoạt động phù hợp.
Chính ở đây, Employee Survey là một câu trả lời. Tuy vậy, làm sao để nó thực sự phát huy tác dụng, hơn là một thủ tục hình thức, một cách chạy số để làm đẹp cho phòng Nhân sự hay hình ảnh công ty?
Mọi thứ cứ nhắm đúng vào bản chất và mục đích thì nó sẽ ra.
Tại sao Employee Survey?
Khảo sát nhân viên không đơn thuần là một bảng hỏi dài dòng với các con số thống kê khô khan. Khi được thiết kế và triển khai đúng cách, nó mang lại những giá trị chiến lược sâu sắc:
Trao cho nhân viên “tiếng nói”: Nó tạo ra một kênh an toàn để mọi nhân viên đều có thể bày tỏ quan điểm, đóng góp ý kiến xây dựng mà không sợ bị phán xét. Nhiều khi, chỉ mỗi việc lắng nghe thôi cũng tạo nên 1 cảm nhận tốt đẹp của nhân viên về công ty rồi.
Giúp HR ra quyết định dựa trên dữ liệu: Thay vì HR tự suy diễn xem nhân viên cần gì rồi đưa ra những proposal và nói rằng HR “cảm thấy vậy”, khảo sát cho HR một nguồn data để hiểu nhân viên hơn và có cơ sở bảo vệ các chương trình của mình tốt hơn. Thay vì nói “Dạ anh ơi, em cảm thấy các bạn muốn cái này, em có hỏi qua vài bạn…” thì HR có thể nói “Dựa trên khảo sát nhân viên, chủ đề Career Progression với câu “Tại công ty, nhân viên có cơ hội phát triển” có điểm số XYZ, thấp nhất trong bảng khảo sát và từ đó, HR đã khảo sát sâu hơn và đề xuất chương trình ABC…” Rõ ràng, cách nói sau nó giúp chúng ta tự tin hơn rất nhiều.
Đo lường sức khỏe tổ chức định kỳ: Đây là ý quan trọng nhất. Với mình, kết quả khảo sát như 1 bảng xét nghiệm máu của cơ thể tổ chức vậy. Chỉ tiêu này quá thấp hay quá cao, vượt ngưỡng,… để từ đó mình kê thuốc phù hợp.
Bẫy thường gặp
Nghe có vẻ hay đó, nhưng mình cũng nghe bạn bè trong giới chia sẻ nhiều rằng không ít doanh nghiệp thất bại thảm hại khi triển khai khảo sát và tự hỏi tại sao Employee Engagement ngày càng giảm đi sau mỗi mùa khảo sát.
Dưới đây là những cái bẫy chết người:
Hội chứng “Khảo sát rồi để đó”: Thường năm đầu tiên, Nhân viên sẽ thấy lạ, nhưng hào hứng tham gia, nhưng sang năm thứ hai, thứ ba, họ nhận ra chẳng có thay đổi gì sau khi đã đóng góp ý kiến. Họ mất niềm tin và chọn cách điền qua loa hoặc lơ luôn.
Thiếu tính bảo mật: Nếu nhân viên nghi ngờ rằng câu trả lời thật lòng của họ sẽ bị sếp trực tiếp “soi mói” và trù dập, họ sẽ chọn sự im lặng an toàn bằng cách nói những điều “đẹp đẽ”.
Bảng hỏi dài và phức tạp: Bắt nhân viên trả lời 100 câu hỏi trong giờ làm việc căng thẳng chẳng khác nào một cực hình.
Cách mình làm, qua các bước …
Thiết kế khảo sát:
Mình theo trường phái cân bằng, khảo sát quá ngắn thì quá chung chung, không giúp nhìn rõ vấn đề, còn quá nhiều câu hỏi thì nhân viên thấy nản, nhất là nhóm blue-collar.
Mình thường đảm bảo các nguyên tắc:
Các câu hỏi rõ ràng, đúng 1 chủ điểm và toàn khảo sát phải nhìn được nhiều khía cạnh. (Lãnh đạo, Quản lý, Truyền thông, Văn hóa, Môi trường, Đồng nghiệp, Quy trình, Workload, Phát triển sự nghiệp, …)
Bao nhiêu câu là vừa?
Số lượng câu phụ thuộc vào mục đích của bạn. Y như khi bạn đi xét nghiệm, muốn xét chỉ tiêu gì là do người bác sĩ và bệnh nhân đang cân nhắc các bệnh gì để chẩn đoán.
Cá nhân mình, lần đầu khảo sát, mình sẽ làm kỹ, sau đó sẽ điều chỉnh dựa trên thực tiễn. Lần đầu tiên, mình thấy con số 50 - 60 câu vẫn là hợp lý do nhân viên cũng tò mò háo hứng đóng góp + cho mình góc nhìn đủ các khía cạnh.
Những năm sau đó, nếu mình thấy câu nào hiện có điểm số tốt, mình có thể giảm đi, hoặc nhập nó với 1 câu khác cũng phần nào phản ánh được góc nhìn để tinh giản bớt, hoặc khi các bạn thấy điểm gắn kết đã tăng đáng kể và ổn hơn, bạn có thể điều chỉnh tần suất, từ 1 năm 1 lần, sang 2 năm 1 lần hoặc chuyển từ 1 đợt khảo sát chính thành các kỳ khảo sát Pulse Survey. Tất cả các tính toán này là tùy thuộc vào nguồn lực và bối cảnh của tổ chức.
Thiết kế câu hỏi như thế nào?
Chúng ta có thể dựa vào các mô hình Engagement tại các công ty tư vấn như AON Hewitt, Tower Watson, Mercer,… gần như họ đều có cả. Còn không biết nữa thì hãy hỏi AI thiết kế cho.
Ví dụ: mô hình của Hewitt (Google) Cá nhân mình sẽ chia làm 3 thể loại:
Câu xác định mức độ engagement ==> Lag Measure
Ví dụ:
Nhìn chung, tôi có thể nói đây là “Nơi làm việc tuyệt vời”
Tôi sẽ chọn ở lại công ty ngay cả khi được đề nghị một vị trí tương đương ở nơi khác
Tôi tự hào khi làm việc tại đây
Tôi cảm thấy có động lực để đóng góp nhiều hơn mức yêu cầu
Câu tìm hiểu góc nhìn về các yếu tố Driver đến Engagement của nhân viên ==> Lead Measure, giúp mình hiểu thực trạng cho từng cấu phần và có hành động cải thiện
Câu đánh giá về các Core Value của tổ chức (nếu có)
Ví dụ: Công ty có core value là Data-Driven thì có thể có câu đánh giá: Tại đây, chúng tôi làm việc dựa trên thông tin và dữ liệu
Câu đánh giá về hiệu quả khảo sát.
Ví dụ: Tôi thấy có sự thay đổi tích cực đi kèm với Khảo sát ý kiến nhân viên này
Thiết kế thang câu hỏi như thế nào?
Mình thường thấy là dạng câu phát biểu về công ty và nhân viên chọn từ 1 - 5 (Hoàn toàn không đồng ý - Hoàn toàn đồng ý)
Phần thiết kế thông tin phân loại cần đủ khả năng tạo sự ẩn danh. Ví dụ bạn thu thập câu hỏi phòng ban, cấp vị trí thiết kế bảng khảo sát khiến một ngân viên tick vào 1 phòng A, cấp bậc Manager mà cả công ty có mình họ là Manager ở phòng A thì khác nào người đó tick vào là lộ ngay. Những trường hợp đó nên group các phòng ít người, các cấp bậc ít người lại 1 nhóm tối thiểu 5 - 7 người để tránh đoán thông tin.
Luôn có các câu hỏi mở. Với mình là 2 câu:
Theo bạn, Công ty nên làm gì để trở thành nơi làm việc tốt đep hơn?
Hãy chia sẻ những trải nghiệm tốt của bạn tại Entobel?
Triển khai khảo sát:
Nếu bạn có tiền dùng bên thứ 3 để triển khai khảo sát, thì bạn nên làm vậy, nó sẽ mang tính bảo mật hơn, xử lý data cũng chuyên nghiệp hơn và bên thứ 3 có những hệ thống phần mềm giúp trải nghiệm làm khảo sát của nhân viên cũng thoải mái.
Còn không, hãy chỉ để duy nhất 1 Admin cho việc thu nhập data và nên báo cáo trực tiếp cho BP. Nhân sự.
Giai đoạn trước khảo sát, hãy thúc đẩy truyền thông minh bạch cho tất cả các đối tượng tại công ty (quản lý và nhân viên).
Hãy làm rõ “WIIFM” (What’s in it for me - Lợi ích gì cho tôi?). Nhân viên cần hiểu rằng việc họ nói thật không phải để phàn nàn, mà là cơ hội trực tiếp để góp ý vào việc thiết kế nên môi trường làm việc tốt hơn cho chính họ.
Cam kết tuyệt đối về tính bảo mật dữ liệu (đặc biệt nếu dùng các bên thứ ba hoặc ẩn danh hoàn toàn các trường thông tin cá nhân).
Nếu đây là khảo sát lặp lại, bạn có thể chia sẻ các hoạt động mà Bp. HR đã thực hiện dựa trên khảo sát năm trước để nhân viên thấy được giá trị của khảo sát, sự nghiêm túc của công ty về chiến lược con người và tích cực tham gia
Trong quá trình đẩy bảng khảo sát, tránh trường hợp bản khảo sát qua tay nhiều người mà kém bảo mật. Mình đã từng áp dụng khảo sát giấy, bỏ vào phong bì nhờ HR tại các site phát đến từng nhân viên cho họ làm rồi tự họ dán phong bì đem nộp vào 1 hộp kín để tại site và sau đó thu thập về. Cách làm này tuy rườm rà nhưng giúp nhân viên thấy HR thực sự nghiêm túc với câu chuyện bảo mật.
Duy trì nhịp động viên trong khảo sát, bạn có thể có phần quà nhỏ như thiệp cám ơn, móc khóa,… để ghi nhận người thực hiện khảo sát hay hàng tuần cập nhật % nhân viên đã thực hiện để lôi kéo sự tham gia.
Phân tích dữ liệu:
Đa phần mình thấy điểm khảo sát dựa trên % số trả lời cho phần tích cực (4, 5) trên tổng số trả lời.
Có 1 con số mà HR rất quan tâm là con số Engagement Index. Việc tăng giảm của con số này thể hiện nhiều điều về trải nghiệm nhân viên, nhưng chỉ như vậy không đủ, bởi con số này nó quá rộng và chung chung.
Ví dụ: AON Hewitt cho câu hỏi về Engagement Chúng ta cần nhìn sâu vào các con số khác bao gồm:
Điểm hài lòng ở từng Driver trong Engagement. Đâu là Top 10, Bottom 10? Đâu là Bottom qua nhiều năm
Đâu là những câu phát biểu có nhiều Negative Answer (1 & 2)
So với năm trước, điểm có sự khác biệt như thế nào, tăng hay giảm?
So với benchmark - tổ chức so với tập đoàn, hoặc tổ chức với thị trường benchmark (3rd party có thể có) như thế nào?
Điểm số của các bộ phận, các team trong tổ chức như thế nào?
Điểm số theo từng nhóm nhân viên (người mới, 1 - 3 năm, trên 3 năm) hay (blue-collar, white-collar) hay (male, female, NA) như thế nào?
Các câu trả lời cho các câu hỏi mở ra sao, nhấn mạnh vào điều gì?
Mình đặc biệt quan tâm điểm của các câu hỏi về Management, vì Manager là người quản lý trực tiếp, ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của nhân viên.
Mình xuất báo cáo cho 2 nhóm level - toàn công ty và từng bộ phận (đủ số lượng để đảm bảo tính bảo mật) và gửi về cho Manager.
Các HRBP sẽ cùng Manager đọc báo cáo, phân tích các điểm số, thấy điểm gì bất ngờ, điểm gì cần cải thiện và hướng về câu chuyện giải pháp.
Hành động:
Bản thân Engagement Survey chỉ là 1 công cụ chẩn đoán, làm survey không giúp cho độ gắn kết tăng mà chính việc thực hiện các hành động đi ra từ dữ liệu khảo sát mới là cốt lõi. Vậy nên, nếu HR làm khảo sát xong rồi chỉ dừng ở chuyện báo cáo, đi khoe rằng điểm engagement cao, xứng đáng được chứng chỉ Great Place To Work thì xin thưa, bạn làm được 1 lần thì sau đó chắc không nhân viên nào làm cho bạn nữa.
Việc đưa ra hành động là 1 quá trình brainstorm giữa HRBP và People Manager bằng cách đọc kết quả, thấy điểm yếu, phân tích nguyên nhân và đưa ra kế hoạch và hành động.
Bộ phận HR cần 1 nhân sự để đảm bảo kế hoạch được đưa ra và thực thi, cũng như thúc đẩy truyền thông cho nhân viên. Nhân viên nếu nhận được truyền thông về kết quả khảo sát một cách trung thực, biết về kế hoạch và các hoạt động được thực thi, chắc chắn họ sẽ cảm thấy tiếng nói của họ được tôn trọng, công ty có thiện chí và sẽ gắn kết hơn và sẵn sàng phản hồi hơn.
Engagement Survey là 1 hoạt động rất rất nên làm. Mình tin rằng nhiều đồng nghiệp HR vẫn nghĩ nó là 1 cái gì đó to bự, tốn kém, kiểu muốn làm là phải mua khảo sát từ Great Place To Work, Mercer,… Mình không nghĩ vậy, cơ bản, nó là 1 hành động khảo sát để hiểu nhân viên hơn, có tiền thì mình xài sang, không có tiền thì mình tự làm thôi.
Chúc ai đọc bài này có thêm cảm hứng cho hoạt động này.